*You can find English translation is below!
Daha az çalışarak daha çok iş bitirebilmek… Çoğu zaman 24 saatin bile yetmediği günlerde sürekli bir şeylerle meşgul olup gün sonunda baktığımızda pek de bir şeyi bitirememiş olduğumuzu fark ediyoruz. “Çok meşgulüm, kitap okumaya vaktim yok” sözüyle pek sık karşılaşmışsınızdır. Peki, dünyanın en başarılı, en yoğun, en çok çalışan iş insanları kitap okumaya nasıl oluyor da vakit bulabiliyor? Enerjimizi doğru alana yeteri kadar harcadığımızda işlerimizi daha çabuk bitirmekle kalmayıp daha verimli bir şekilde de tamamlamış olacağız.
Bir teknoloji şirketi olan Draugiem Group, hangi aktivitelerin en verimli çalışanlarını diğerlerinden ayırdığını görmek amacıyla zaman takipli bir verimlilik uygulaması kullandı. Uygulamayla beraber çalışanların bir kısmı 52 dakika çalışıp, 17 dakika mola vererek çalıştılar. Şaşırtıcı sonuçlar gösterdi ki en yüksek verimliliğe sahip çalışanlar diğer çalışanlardan daha fazla saat çalışmamışlardı bile. Çalışmanın en önemli noktası, 52 dakika boyunca hiçbir dikkat dağıtıcı olmadan “deep work” diye de adlandırabileceğimiz şekilde çalışmak. Jim Loehr ve Tony Schwartz’ın da The Power of Full Engagement kitabında dediği gibi: “Bir günde sahip olduğumuz saatler sabittir ama harcadığımız enerjimizin miktarı ve kalitesi bize bağlıdır.”. Dikkat dağınıklığı olmadan çalışabildiğiniz maksimum süreyi bulup ona bağlı kalmanız gerekiyor.
Enerjimize odaklanırken sadece verimli çalıştığımız süreye odaklanmak tek başına yeterli olmuyor. Beslenme, egzersiz yapma, uyku düzeni, dinlenme gibi fiziksel enerjimize de odaklanmamız gerekiyor. Bu aktivitelere odaklanmak gereksiz yere harcadığımız enerjimizi azaltacağı gibi duygularımız yönetmemize ve dikkatimizi toplamamıza yardımcı olacaktır. Buna ek olarak stres seviyemizi düşürmesiyle beraber insan ilişkilerimizde de pozitif yönde bir gelişme yaratır.
Psikolojide gün içi ritmi adını verdiğimiz, fizyolojik ya da psikolojik işlevlerde, 24 saatten daha kısa sürede gerçekleşen döngüsel değişim, kişiden kişiye 90 dakikayla 120 dakika arasında değişir. Bu döngüsel periyotların sonunda vücudumuz bir yenilenme sürecine ihtiyaç duyar. Vücudumuz esneme, sürekli dikkat dağılması, açlık gibi küçük de olabilecek uyarılarla bizi uyarır. Ancak çoğunlukla bu uyarıları görmezden gelmeyi seçeriz. Gün geçtikçe depomuzdaki enerji azalmaya başlar. Kısa vadede etkilerini pek hissetmesek de uzun vadede bel ve sırt ağrıları, uzun süre odaklanmama, streste ciddi bir artış gibi pek çok olumsuz sonuç doğurabilir. Harvard Business Review’ın “Manage Your Energy, Not Your Time” isimli makalesinde de değindiği gibi, gün içi ritminizin döngüsünü tamamlayıp size uyarılar vermeye başladığında 20 dakika gibi beyninize duygusal ve mental olarak kısa bir yürüyüş molası verdiğinizde en yaratıcı düşüncelerinizin de aklınıza bu zamanlarda geldiğinizi fark edeceksiniz. Bunun sebebi aktif düşünme gerçekleştirdiğinizden değil, baskın sol beyin lobunuzun sağ beyin lobunuza büyük resmi görme ve yaratıcı sıçramalar yapmasına alan tanıdığından dolayı gerçekleşir.
Günlük hayatınızda duygularınızı negatif etkileyen davranışlarınızı, aktivitelerinizi fark ettiğinizde tepkilerinizi ve duygularınızı kontrol etmeniz çok daha kolaylaşacaktır. Bu aktivitelerinizi fark etmeniz adına uygulayabileceğiniz bir önerimiz var: Sabah uyandığınızdan itibaren yaptığınız tüm aktiviteleri bir kâğıda not edin. Alarmımı kapattım (ya da erteledim), dişlerimi fırçaladım, üstümü değiştirdim, parfüm sıktım, yemek yedim gibi tüm aktiviteleri atlamadan yazın. Gün sonunda sizi pozitif etkileyenlerin başına “+”, negatif etkileyenlerin başına”-“ ve zaten yapmanız gereken doğal ihtiyaçlarınızı başına “=” işareti koyun. “-“ koyduğunuz aktiviteleri tekrar gözden geçirin ve onları neyle değiştirebileceğinizi ya da nasıl pozitif tarafa çekebileceğinizi düşünün. Gün geçtikçe davranışlarınızdaki ve ruh halinizdeki değişimi fark edeceksiniz.
Sevmediğiniz ya da gözünüzü çok korkutan bir işi yaparken olayı çok büyüttüğünüz olmuştur. Böyle anlarda durumun gerçekteki hali ile sizin kafanızda kurguladığınız hali arasındaki farklılıkları bulmaya çalışın ve olayın sadece gerçek tarafına odaklanın.
Deloitte Consulting LLP şirketinde icra kurulu başkan vekili olarak çalışan Amy Feirn, enerji yönetimini maraton olarak tanımlayan fikirlere karşı kendi hayatında uyguladığı ve kendisini daha verimli kılan maraton ve depar atmanın aynı program içerisinde yer aldığı fikrini şöyle dile getiriyor:
“İnsanlar genellikle enerji yönetiminin depar atmak olmadığını ve maraton olduğunu söylüyor. Bir sürü sıkıcı iş seni beklerken gücünü bitirmemen için temponu düşürmen gerekiyor. Oysa bu bir hızlı koşu. Çünkü ana hedefe ulaşmak için önce daha küçük hedefler koyabilirsiniz.
Hızlı koşu yöntemi bana daha çok enerji veriyor. Çalışmadığım, aktif olmadığım zamanları bir sonraki hızlı koşumu planlamak için kullanıyorum. Bu şekilde ne kadar ilerleme kaydettiğimi görebiliyorum. Ve bütün bir projeyi küçük parçalara bölmek maratonu bitirmeme yardımcı oluyor.”
Çok başarılı iş insanlarını, sporcuları, çalışanları düşünün. Hepsi ailesine ve sevdiklerine ne kadar çok çalışıyor olursa olsunlar sıkı sıkıya bağlıdırlar ve kendilerine iyi gelen insanları hep kendi çevrelerinde tutarlar. Çevresindeki insanlara enerji verenler daha yüksek verimlilik ve performans geliştirebilirler. En çok odaklandığınız, bütün enerjinizi bir işe verebildiğiniz zamanlarınızı düşünün. Bu aktivitelerinize, enerjinizi yükselten insanlara daha çok zaman ayırın. Enerjinizi azaltan, sizi strese sokan kişilerden, durumlardan oldukça uzak durmaya çalışın. Verimliliğinizin arttığını göreceksiniz.
Sporcuların antrenmanlarında sıklıkla kullandığı bir yöntem vardır: Aralıklı antrenman. Bu, dinlenme veya rahatlama dönemleri ile serpiştirilmiş bir dizi yüksek yoğunluklu antrenmanı içeren bir antrenman türüdür. Kişiden kişiye değişmesine rağmen genellikle 90 dakikalık yoğun egzersiz sonrası toparlanma süreci içerirler. Çalışma ya da eğitim hayatınızda benzerini uygulayabilirsiniz. Çalışacağınız süreyi 45 dakikalık periyotlara bölüp aralarda yaptığınız işten tamamen uzaklaşarak molalar verebilirsiniz. Fakat çalıştığınız bu 45 dakikalık periyotlarda dikkatiniz dağılmadan, yaptığınız işe sıkı sıkıya bağlı olarak çalışmanız gerekiyor.
Son olarak, neredeyse günde banyo yapmaya kaç dakika ayıracağınızı gösteren çok detaylandırılmış yapılacaklar listesi yapmaktan kaçının. Çünkü gün içerisinde beklenmedik olaylar çıkabileceği gibi trafik, hava durumu vb. elinizde olmayan sebepler planınızı gerçekleştirememenize neden olabilir. Gün sonunda listenizi kontrol ederken yapamadıklarınızı görmek motivasyonunuzu düşürebilir ve stres seviyesiniz arttırabilir. Bunun yerine uyumadan önce her akşam ertesi gün sadece yapmanız gereken işleri içeren bir liste oluşturabilirsiniz. Ya da bir ayda içerisinde yapmanız gerekenleri içeren orta vadeli planlar yapabilirsiniz. Unutmayın ki vücudunuzun D vitaminine ihtiyacı olduğu gibi beyninizin de boşluğa, işsizliğe ihtiyacı vardır. Berkshire Hathaway yatırım şirketinin CEO’su ve en büyük hissedarı Warren Buffet’ın takviminde bile hiçbir işin planlanmadığı boş günler yer alıyor. Kendisinin dile getirdiği gibi, “Oturmak ve düşünmek, günün her dakikasını doldurmaktan çok daha öncelikli.”.
What If Working Less were The Key to Getting More Done…
Being able to finish more by working less… Most of the days that we are constantly busy with something even 24 hours is not enough, and when we look at the end of the day, we realize that we have not finished much. You have often come across the saying “I am too busy, I don’t have time to read”. So, how can the world’s most successful, busy, hard-working business people find time to read? When we spend enough of our energy in the right area, we will not only finish our works faster, but also complete them more efficiently.
Draugiem Group, a technology company, used a time-tracking productivity app to see which activities differentiated their most efficient employees from others. Some of the employees worked with the application that work for 52 minutes and take a 17-minute break. The surprising results showed that the most productive employees did not even work more hours than other workers. The most important point of the study is to work for 52 minutes in what we can call “deep work” without any distractions. As Jim Loehr and Tony Schwartz said it in The Power of Full Engagement book: “The hours we have in a day are constant, but the amount and quality of our energy we spend depends on us.” You need to find the maximum amount of time you can work without distraction and stick to it.
While focusing on our energy, it is not enough to just focus on the time we work efficiently. We also need to focus on our physical energy, such as nutrition, exercise, sleep patterns, and rest. Focusing on these activities will reduce our unnecessary energy, as well as help us manage our emotions and focus our attention. In addition, by reducing our stress level, it creates a positive development in our human relationships.
The cyclical change in physiological or psychological functions in less than 24 hours, which we call the ultradian rhythm in psychology, varies from person to person from 90 minutes to 120 minutes. At the end of these cyclical periods, our body needs a renewal process. Our body warns us with small warnings such as yawning, constant distraction and hunger. However, we often choose to ignore these warnings. As the day goes on, the energy in our warehouse starts to decrease. Although we do not feel its effects in the short term, it may cause many negative consequences in the long term, such as back pain, lack of focus for hours, and a serious increase in stress. As Harvard Business Review mentions in his article titled “Manage Your Energy, Not Your Time”, you will realize that your most creative thoughts come to your mind at the time when you give your brain a short emotional and mental walking break for 20 minutes when you complete the cycle of your ultradian rhythm and your body start to give you warnings. This is not because you are performing active thinking, but because your dominant left brain lobe give way to your right brain lobe to see the big picture and make imaginative leaps.
When you notice your behaviors and activities that negatively affect your emotions in your daily life, it will be much easier to control your reactions and emotions. We have a suggestion that you can apply to notice these negative activities: Write down all your activities on a piece of paper, start with the time you wake up in the morning. Write down all activities without skipping, such as I turned off (or snoozed) my alarm, brushed my teeth, changed clothes, etc. At the end of the day, put a “+” sign in front of those who affect you positively, a “-” sign in front of those who affect you negatively and a “=” sign in front of your natural needs. Review the activities you put “-“and think about the things you can replace with them or how you can get them to the positive side. As the day goes on, you will notice the change in your behavior and mood.
There have been times when you were doing a job that you do not like. At such moments, try to find the differences between the actual state of the situation and the state you have conceived in your mind and focus on only facts of this situation.
Amy Feirn, who works as the deputy chairman of the executive board of Deloitte Consulting LLP, expresses the idea that she applies both marathon and sprint in her own life against the ideas that define energy management as marathons:
“People often say that energy management is not a sprint, but a marathon. You have to slow your pace so that you don’t run out of strength while a lot of boring work awaits you. Yet this is a sprint. Because to reach the main goal, you can set smaller goals first.
The sprint method gives me more energy. I use the times that I am not working or not active to plan my next sprint. That way I can see how much progress I have made. And breaking the whole project into smaller pieces helps me get to the end of the marathon.”
Think of very successful business people, athletes, and employees. All of them are firmly attached to their family and loved ones no matter how hard they work. They always keep the people who have positive energy in their environment. Those who energize the people around them can develop higher efficiency and performance. Think of the times you focused most and were able to put all your energy into a task. Spend more time on these activities, or be together with people who increase your energy. Try to stay away from the people and situations that reduce your energy or increase your stress. You will see your productivity will increase.
There is a method that athletes often use in their training: Interval training. This is a type of workout that involves a series of high-intensity workouts interspersed with periods of rest or relaxation. Although it varies from person to person, they usually involve a recovery period after 90 minutes of intense exercise. You can apply similar one into your professional or education life. You can split your day into 45-minute periods and take breaks by completely getting away from your work. But in these strict 45-minute periods you work, you have to work without getting distracted.
Finally, avoid making a very detailed to-do list that almost shows how many minutes you will spend bathing. Because unexpected events may occur during the day, as well as traffic, weather conditions, etc. Reasons beyond your control may cause you not to complete all of your plan. Seeing what you cannot do while checking your list at the end of the day can decrease your motivation and increase your stress level. Instead, you can make a list of the things just you need to do for the next day in the each evening before you go to sleep. Or you can make mid-term plans for one month that include your to-do things. Remember that your brain needs emptiness, unemployment, just as your body needs vitamin D. Even Warren Buffet, CEO and largest shareholder of the Berkshire Hathaway investment company, includes days off that no work is planned to his calendar. As he says, “Sitting and thinking is much more important than filling every minute of the day.”
Ece PİRLİ
